ok
Szukaj:
Zaloguj się! Nie masz konta? Poproś o login !
Login:
ok
Hasło:

Nasz artykuł "UŻYCZENIE PRACOWNIKOWI SAMOCHODU SŁUŻBOWEGO – CO PRACODAWCA POWINIEN ZROBIĆ, ŻEBY UNIKNĄĆ EWENTUALNYCH STRAT" ukazał sie w periodyku "Auto Firmowe" nr 4/2005 - lipiec/sierpien, który jest juz do nabycia. Obecnie coraz więcej firm, posiada jeden lub więcej samochodów, z których pracownicy korzystają podczas wypełnienia obowiązków służbowych. Publikacja ta ma pomóc pracodawcom użyczającym pracownikom samochód służbowy, by uniknąć ewentualnych problemów lub strat.

Poniżej cały tekst artykułu:


UŻYCZENIE PRACOWNIKOWI SAMOCHODU SŁUŻBOWEGO – CO PRACODAWCA POWINIEN ZROBIĆ, ŻEBY UNIKNĄĆ EWENTUALNYCH STRAT

Autor: Dariusz Lotz aplikant adwokacki w Kancelarii Adwokackiej adw. Wojciecha Jachiry we Wrocławiu.

Obecnie coraz więcej firm, posiada jeden lub więcej samochodów, z których pracownicy korzystają podczas wypełnienia obowiązków służbowych. Każda z firm ustala własną politykę, dotyczącą floty pojazdów, można jednak wyodrębnić trzy zasadnicze modele:
  • samochód służbowy do dyspozycji pracownika wyłącznie w czasie wypełniania przez niego obowiązków pracowniczych;
  • samochód służbowy do dyspozycji pracownika przez całą dobę w ciągu tygodnia pracy, z obowiązkiem jego „odstawienia” na czas weekendu lub innej dłuższej przerwy (zwolnienie lekarskie lub urlop);
  • samochód służbowy do dyspozycji pracownika przez cały czas.
Należy pamiętać, iż poruszane kwestie mają odniesienie jedynie w wypadku, gdy strony łączy umowa o pracę. W przypadku innych umów cywilno-prawnych kwestie używania samochodu którejś ze stron tej umowy podczas jej realizacji mogą zostać szczegółowo uregulowane w treści umowy. Można także w ogóle nie poruszać w umowie kwestii samochodu, wówczas najczęściej zastosowanie znajdą przepisy kodeksu cywilnego o zleceniu. Będzie to oznaczało, iż zleceniobiorca, wykonując zlecenie z użyciem własnego samochodu nie będzie miał prawa domagać się zwrotu jakichkolwiek kosztów z tym związanych. Sytuacja ta będzie więc korzystna dla firmy - zleceniodawcy.

Czy zawierać z pracownikiem umowę w sprawie samochodu służbowego?

Firma nie ma obowiązku zawierania dodatkowej umowy z pracownikiem, który korzysta w czasie pracy i poza nim z samochodu służbowego. Jeśli jednak strony takiej umowy nie zawrą i dojdzie do wypadku z udziałem firmowego samochodu, może się okazać, iż pracodawca będzie miał problemy z uzyskaniem. Może się bowiem okazać, iż:
  • samochód prowadzony był przez pracownika pod wpływem alkoholu – wówczas pracodawca w ogóle nie otrzyma odszkodowania, nawet jeśli posiadał polisę auto casco,
  • samochodem tym jechała osoba inna niż uprawniony pracownik lub pracownik, lecz po godzinach pracy (przykładowo w czasie urlopu), co może spowodować wyłączenie odpowiedzialności ubezpieczalni z tytułu AC na podstawie warunków ogólnych ubezpieczenia.
W konsekwencji pracodawcy pozostanie dochodzenie odszkodowania wyłącznie od pracownika. Brak umowy spowoduje, iż nie zawsze uda się naprawić szkodę w pełnej wysokości. Jeśli bowiem pracownik rozbił samochód ze swej winy (jeśli wina była po stronie drugiego z kierowców, wówczas szkoda zostanie naprawiona z jego polisy OC), zaś całe zdarzenie miało miejsce w związku z pełnieniem przez pracownika obowiązków pracowniczych, pracodawca będzie mógł „potrącić” pracownikowi odszkodowanie jedynie do wysokości jego trzech miesięcznych wynagrodzeń, zgodnie z art. 114 w zw. z art. 119 kodeksu pracy. Pozostałą szkodę będzie musiał pokryć sam. Jeśli pracownik nie wyrazi na piśmie zgody na potrącenie odszkodowania z jego wynagrodzenia, potrącenia w ogóle nie będzie można dokonać i trzeba będzie złożyć powództwo do sądu. Jeśli samochód zostanie przez pracownika uszkodzony lub zostanie skradziony poza godzinami pracy, wówczas pozostanie pracodawcy dochodzenie odszkodowania na ogólnych zasadach, wynikających z kodeksu cywilnego, z czym także związane są określone komplikacje, chociażby w związku z wyliczeniem szkody, udowodnieniem zawinionego działania sprawcy szkody (czyli pracownika) i wreszcie udowodnieniem związku przyczynowego pomiędzy tym działaniem a zaistniałą szkodą. Postępowanie może być długotrwałe, zaś jego rezultat zawsze jest niepewny.

W celu uniknięcia wskazanych wyżej problemów, bez wątpienia korzystne dla pracodawcy jest zawarcie dodatkowej umowy w celu uregulowania kwestii używania przez pracownika samochodu służbowego, zarówno w czasie pracy, a także poza czasem pracy, a zatem także w czasie urlopu. Zawarcie takiej umowy będzie dla pracodawcy oznaczało:

  • możliwość dochodzenia odszkodowania w pełnej wysokości;
  • możliwość zaspokojenia szkody w formie jej „potrącenia” z wynagrodzenia pracownika bez konieczności składania w sądzie powództwa (jeśli w umowie zawarto odpowiedni zapis);
Umowa? Tak, Ale jaka?

Pracodawcy nie pozostawiono wyboru – jeśli chce skutecznie zabezpieczyć swoje roszczenia w pełnej wysokości w przypadku szkody, którą może ponieść w związku z używaniem przez pracownika samochodu służbowego, musi zawrzeć z nim umowę o odpowiedzialności majątkowej.

Podstawę prawną dla zawarcia takiej umowy stanowią przepisy art. 124 – 127 ustawy z dnia 26.06.1974r. „kodeks pracy” (tekst jednolity: Dz. U. Z 1998r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.).

Zawarcie takiej umowy będzie się dla pracodawcy wiązało z wymiernymi korzyściami, a przede wszystkim:
  • możliwością potrącenia szkody z wynagrodzenia pracownika w zasadzie bez ograniczeń, i to do pełnej wysokości poniesionej szkody;
  • brakiem konieczności zwracania się do sądu w celu rozsądzenia kwestii istnienia odpowiedzialności odszkodowawczej pracownika oraz zasądzenia odszkodowania;
  • przerzuceniem na pracownika obowiązku wykazania faktu, iż szkoda powstała nie z winy pracownika lub przyczyniły się do niej jeszcze inne osoby.
Jednakże, aby bezproblemowo osiągnąć wymienione cele, należy pamiętać o kilku podstawowych kwestiach:
  1. umowa musi być zawarta na piśmie;
  2. umowa musi szczegółowo określać nie tylko samochód, który zostanie przekazany pracownikowi, lecz także stan pojazdu w dniu jego przejmowania (w tym celu zaleca się wpisanie wszelkich uwag na ten temat w treści umowy);
  3. określić sposób korzystania z samochodu, a w szczególności to, czy pracownik może z niego korzystać wyłącznie w czasie pracy, czy także poza nim, i ewentualnie w jakim zakresie.
Można także nałożyć na pracownika dodatkowe obowiązki, których przedmiotem będzie zabezpieczenie samochodu służbowego przed uszkodzeniem lub kradzieżą.

Poniżej przedstawiono rozbudowany przykład takiej umowy:

Umowa o odpowiedzialności majątkowej
zawarta we Wrocławiu dnia 15.05.2005r pomiędzy


Spółką ,,ZXY1 Sp. z o.o. z siedziba we Wrocławiu przy ul. Jasnej 7, w imieniu której występuje Jan Nowak – Prezes Zarządu; zwaną dalej ,,Pracodawcą1 a Stanisławem Kowalskim, zam. w Wołowie przy ul. Samochodowej 15, zwanym dalej ,,Pracownikiem1.

§1

Pracodawca powierza Pracownikowi z obowiązkiem zwrotu samochód marki ...................................... o następujących danych charakterystycznych:
1. nr rejestracyjny: ......................................................
2. nr nadwozia (podwozia): ..........................................................
3. nr silnika: ...............................................................
4. nr rejestracyjny: ....................................................................
5. pojemność silnika ............................................................
6. rok produkcji: ...................................................................
zwany dalej ,,samochodem1.

§2
  1. Pracownik zobowiązuje się do zachowania najwyższej dbałości o samochód oraz przyjmuje odpowiedzialność za ewentualne jego uszkodzenia, nie wynikające z normalnego użytkowania, a także za jego kradzież, będącą wynikiem niezachowania warunków niniejszej umowy.
  2. W celu zapewnienia prawidłowej eksploatacji i zabezpieczenia samochodu Pracownik zobowiązuje się w szczególności do:
    a) przestrzegania przepisów ustawy „prawo o ruchu drogowym”; b)właściwego zabezpieczania samochodu oraz jego parkowania po godzinach pracy w miejscu utrudniającym lub uniemożliwiającym jego uszkodzenie lub kradzież (garaż lub parking strzeżony); c)natychmiastowego poinformowania Pracodawcy o fakcie kradzieży lub uszkodzenia samochodu oraz jego zgłoszenia policji i ubezpieczalni pod nr tel: ...
§3
  1. Pracownik może korzystać bez ograniczeń z samochodu w godzinach pracy.
  2. Po godzinach pracy oraz w czasie urlopu Pracownik może korzystać z samochodu po uprzednim uzyskaniu pisemnej zgody Pracodawcy.
§4
  1. Pracownik jest zobowiązany do zwrotu samochodu, wraz z wyposażeniem oraz kompletem kluczyków, po ustaniu umowy o pracę oraz na pisemne wezwanie Pracodawcy w terminie do 3 dni od daty otrzymania wezwania.
  2. Zwrot samochodu jest dokonany z chwilą podpisania przez obie strony protokołu zdawczo-odbiorczego.
§5

Pracownik oświadcza, iż zapoznał się ze stanem technicznym przejmowanego samochodu i nie zgłasza żadnych uwag /zgłasza(niepotrzebne skreślić). (ewentualne uwagi: .....................................................)

§6
  1. Pracownik oświadcza, iż zapoznał się z warunkami niniejszej umowy oraz rozumie jej treść.
  2. Pracownik oświadcza, iż wyraża zgodę na potrącenie przez Pracodawcę ze swojego wynagrodzenia szkody, powstałej w mieniu Pracodawcy w związku z realizacją niniejszej umowy, do jej pełnej wysokości.
§7

W sprawach nie unormowanych niniejszą umową mają zastosowanie przepisy kodeksu pracy oraz kodeksu cywilnego.

§8

Umowa niniejsza została sporządzona w dwóch egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron.

§9

Podpisanie niniejszej umowy jest jednoznaczne z przejęciem przez Pracownika samochodu.

Pracownik ...........................................

Pracodawca .......................................

Jest rzeczą jasną, iż pracodawca może odstąpić od dochodzenia od pracownika powstałej szkody i zaspokoić swoje roszczenia, domagając się wypłaty odszkodowania z polisy auto casco, takie działanie spowoduje jednak niewątpliwie wzrost składki ubezpieczeniowej w następnym roku. W takim wypadku różnice w składce za rok poprzedni w porównaniu z bieżącym należy traktować jako szkodę, którą poniósł pracodawca w związku z działaniem pracownika i taką kwotą można oczywiście obciążyć pracownika (po wprowadzeniu odpowiednich zapisów w treści umowy). Należy także pamiętać, iż jeśli szkoda dotyczyła kilku samochodów, prowadzonych przez różnych pracowników, wówczas należy ją wyliczyć proporcjonalnie dla każdego z pracowników z osobna (przykładowo w oparciu o kryterium wysokości wypłaconego z polisy odszkodowania w każdej ze spraw).

Należy sprawdzać polisę.

Bardzo często zdarza się, iż ubezpieczalnie, w celu obniżenia kosztów ubezpieczenia floty pojazdów, drastycznie ograniczają w warunkach ogólnych zakres ubezpieczenia, czego skutkiem może być w wielu przypadkach (np. używanie przez pracownika samochodu poza godzinami pracy czy parkowanie nocą poza strzeżonym terenem pracodawcy lub parkingiem strzeżonym) odmowa wypłaty odszkodowania. Jeśli zatem pracodawca zamierza oszczędzić na odszkodowaniu AC, z pewnością powinien zabezpieczyć się, podpisując umowę z pracownikiem o odpowiedzialności materialnej.

Użyczenie samochodu na czas urlopu.

Może się także zdarzyć, iż pracownik, który co prawda nie potrzebuje samochodu służbowego do pracy, zwróci się jednak do pracodawcy z prośbą o użyczenie samochodu na wyjazd urlopowy. Wówczas podpisanie umowy o odpowiedzialności materialnej będzie się mijało z celem z uwagi na fakt, iż pracownik nie używa samochodu służbowego w związku z pełnieniem obowiązków pracowniczych, co stanowi konieczną podstawę do zawarcia takiej umowy. Nie oznacza to jednak, iż pracownikowi należy odmówić możliwości uzyskania samochodu. W takiej sytuacji najbardziej wskazanym będzie zawarcie z pracownikiem na piśmie umowy użyczenia samochodu na czas oznaczony (równy czasowi trwania urlopu). Umowę tą regulują przepisy art. 710 – 719 kodeksu cywilnego, zaś wzory takich umów są powszechnie dostępne w sieci.

Strony mogą także zawrzeć umowę najmu samochodu – wówczas pracodawca za udostępnienie pracownikowi samochodu na czas urlopu będzie mógł domagać się zapłaty określonego czynszu.

Kilka słów podsumowania

Nie ulega wątpliwości, iż możliwość całorocznego bądź czasowego korzystania przez pracowników z samochodów służbowych stanowi istotny element motywacyjny, pracodawca nie może jednak zapominać o rodzących się z tego tytułu konsekwencjach podatkowych, tak dla niego jak i dla pracownika, choćby z uwagi na fakt uznania przez niektóre urzędy skarbowe bezpłatnego użytkowania samochodu służbowego poza czasem pracy za dodatkowy dochód pracownika. Tematyka ta wykracza jednak poza zakres niniejszego artykułu i z tego powodu nie będzie rozwijana."






Jeśli chcesz powiadomić kogoś o naszym serwisie, wpisz poniżej jego adres email. Na wskazany adres zostanie wysłane powiadomienie



ok


Copyright 2004 Kancelarie Adwokackie Piotra Nasienniaka
created by MediaAmbassador